【クリニックの時間外労働】みなし残業(固定残業)代の有効条件と注意点

はじめに

多くの企業が取り入れている「みなし残業制度(固定残業制度)」ですが、クリニックでも導入している例が見られます。

しかし、みなし残業制度はサービス残業が発生しやすく、スタッフからも疑問や不満の声が上がりやすい制度であることは否めません。実際に労使トラブルに繋がる例もいくつか散見されます。

労使トラブルが起きるのは、みなし残業制度について誤解をしている方が多いのも一因と言えます。

そこで、今回はみなし残業代の正しい導入方法について詳しくお伝えしていきたいと思います。

みなし残業(固定残業)制度とは?

みなし残業(固定残業)制度とは、毎月定額を見込みの残業手当として、実際の残業の有無に関わらず支給する手当のことを言います。

こちらについては労働基準法38条2項に定められており、みなし残業そのものは違法ではありません。

労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定し難いときは、所定労働時間労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合においては、当該業務に関しては、厚生労働省令で定めるところにより、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。

引用元:労働基準法38条2項

このように、みなし残業とは、毎月定額を見込みの残業手当として、実際の残業の有無に関わらず支給する手当です。

例えば「月給30万円 40時間分の残業代を含む」というように、割増賃金を毎月定額の手当として支給します。

このようなみなし残業が法的に定められている理由については、「労働時間を算定し難いとき」というのがポイントになります。

例えば一般企業でいえば、テレワークが中心、営業で取引先を訪問することが多いような場合です。

クリニックなどの医療機関では、在宅クリニック、学会や外部研修など院外で業務に従事している場合が該当するでしょう。

他に仕事の生産性の高いスタッフと低いスタッフの不公平感をなくすメリットもあるでしょう。

残業時間が40時間の人もゼロの人も、40時間分まるまるの給料を得られるので生産性の高い人が報われる制度と言えます。

みなし残業(固定残業)制度の有効条件

みなし残業制度の有効条件を採用するためには、以下の要件を採用することが要求され、満たさない場合は法律違反として無効となります。

みなし残業制度の有効条件を理解していないと、裁判となった場合に未払い残業代を支払わないといけなくなるので注意が必要です。

就業規則や労働契約書等に明記

みなし残業制度を採用する場合は、雇用契約を結ぶときは労働条件として通知をする必要があります。

さらに就業規則においても規程を設けて明記しましょう。

ただ明記しておくだけでなく、みなし残業制度であることをスタッフに伝えて、合意の上で働いてもらいましょう。

具体的には、次に詳しくお伝えすることを就業規則などでスタッフに伝えるようにします。

みなし残業代が何時間分の残業代に相当するのか明確に区分

基本給のうち、割増賃金に当たる部分が何時間分の残業代にあたるのかを明確に区分しましょう。

具体的に「20時間」「30時間」と明確に就業規則などで明記し、スタッフに伝えるようにします。

みなし残業については、基本給が小さくなることから冒頭で書いたようにスタッフが不満を感じやすい制度です。

明確に区分してなければ後々裁判に発展し、未払い残業代を支払うことになることもあり得るので注意が必要です。

規定の残業時間を超えた部分は残業手当を支払うこと

みなし残業については、当然規定の残業時間を超えた部分は残業手当を計算して支給しなければいけません。

そう考えると、クリニックとしてはそれほど人件費抑制のメリットは大きくないと言えるのではないでしょうか。

労務管理の観点でも、みなし残業制度を採用しても労働時間を適正に管理しないといけないことには変わりません。

みなし残業というと賃金計算の効率化を図れるメリットを謳う方もいますが、その効果は限定的と言えます。

みなし残業制度の注意点

みなし残業制度の有効条件をご覧いただければわかるように、みなし残業制度は残業代を支払わなくて良い制度ではありません。

規定の労働時間を超えれば、超えた分だけ残業代を支払わないといけません。

みなし残業制度は、あくまで労働時間の算出が難しい業務に制定されているものです。

しかし、有効条件が理解されていないためか、次のようにみなし残業制度を悪用したりサービス残業の温床となる例が見られます。

そこで、ここではみなし残業制度の注意点についてお伝えしていきます。

未払い残業代は当然NG

みなし残業制度の有効条件を理解しないまま、人件費抑制や給与計算事務の負担軽減を目的として導入する事例が散見されます。

先ほどもお伝えしたとおり規定の部分を超えた残業時間については支払わないといけませんし、適正な労働時間管理は必須です。

それはみなし残業であろうが、そうでなかろうが変わりません。

しかし、有効条件を理解していないためか、明確な規定がないなど不適切な運用から労使トラブルを招くケースが増加しています。

どんなに働いても定額分しか支払わない、見込額を曖昧にして残業手当をごまかすなどの事例が見られています。

しかし、これはみなし残業制度の有効条件に反するので法律違反になります。裁判になれば未払い残業代を支払わないといけません。

求人広告の給与の明記

みなし残業制度が何時間分の残業に該当するかを就業規則などに明記する必要はありますが、求人広告でも同様に明記しましょう。

残業代を賃金に上乗せすることで、求人に有利となるように労働条件や待遇をよく見せようとすることが考えられます。

しかし、そんなことが許されるわけがなく、厚生労働省ではみなし残業制度の求人広告の明記を次のように規定しています。

固定残業代（名称のいかんにかかわらず、一定時間分の時間外労働、休日労働及び深夜労働に対して定額で支払われる割増賃金）を採用する場合は、固定残業代に関する労働時間数と金額等の計算方法、固定残業代を除外した基本給の額、固定残業時間を超える時間外労働、休日労働及び深夜労働分についての割増賃金を追加で支払うことなどを明示すること。

引用元:※厚生労働省：青少年の雇用の促進等に関する新たな指針の適用が始まりました！

これは若者雇用促進法の改正の指針に基づいて規定されたものです。ですから求人の際には、固定支給の残業代を含む金額であることを適切に明示しなければ法律違反となる可能性があります。

具体的には、みなし残業制度を適用しているクリニックについては、次のように求人広告に表記します。

月給240,000円～
(給与内訳)基本給200,000円～＋月20時間分の固定残業手当40,000円

残業を強制してはならない

みなし残業制度は一定の残業時間を固定支給する制度であり、当たり前ですが残業を強制されるものではありません。

仕事が定時内で終われば帰っても良いわけで、明日やれば良い仕事を無理に残業してやる必要はありません。

つまり、院長先生はスタッフに対してみなし残業代を理由に残業を命令してはいけません。

ましてやスタッフが定時で帰ることを理由に、叱責したり嫌がらせをするのはパワハラ以外の何物でもないでしょう。

ダラダラ残業の温床にならないように

残業を強制しないまでも、みなし残業制度によってクリニック全体が残業するのが当たり前の雰囲気になる可能性があります。

「みんな院内に残っているし、自分だけ帰るのはちょっと……」という人が増え、ダラダラ残業の温床になってしまうことは十分あり得るでしょう。

また仕事の生産性が良くて早く帰るスタッフに対して、理不尽に白い目が向けられる可能性もあります。

そうでなくても、規定の時間までは残業代が出ないことで、残業に対する意識が薄れてしまうことは十分考えられます。

クリニックにとっては「別に残業代出さなくて良いし」となります。またスタッフにとっては「別に残業していても残業代目当てとは言われないだろう」となる。

このような様々な理由が交錯し、ダラダラ残業が蔓延するケースは少なくありません。

みなし残業制度を採用したとあるクリニックは、実際にダラダラ残業が多くなってしまったと言います。

このクリニックはみなし残業制度を廃止し、タイムカードや時間外勤務申請書を併用して厳格に労働時間を管理することにしました。結果として残業時間は半減したとのことです。

みなし残業制度を導入したからといって、「早く仕事を終わらせた方が得だ！」という意識が芽生えるとも限らないようです。

【まとめ】みなし残業制度はデメリットになる場合も多い

今回は、クリニックでも導入事例が見られるみなし残業制度についてお伝えしました。

みなし残業制度は、有効条件を満たさなければ違法となります。またクリニックにとってもスタッフにとっても、意外とメリットが少ないことがわかります。

むしろ、不適切な管理でサービス残業が発生したり(法律違反)、ダラダラ残業が蔓延することも考えられます。

みなし残業制度にメリットがあるのは、労働時間の算出が現実的に厳しい業務に従事している場合と思われます。

みなし残業制度を採用する際は有効条件を確認して、クリニックにとってもスタッフにとってもメリットがあるかどうかをよく検討しましょう。