はじめに

医院やクリニックを開業された先生なら学会や研究会、他院での研修など何かと出張が発生することかと思います。

そういった出張時に発生するのが日当や交通費、宿泊費などといった出張旅費です。

交通費や宿泊費などの出張旅費は経費として扱われますが、学会や研修に掛かってくる参加費等の実費についても経費となります。

そんな出張旅費の支出は場所や金額の大きさ等によって、税金の計算上取り扱いが変わってくることをご存知でしょうか?

所得税の取り扱い上、非課税扱いとなる出張旅費は、従業員給与とならないため、源泉所得税の計算対象から除外されるということは多くの方がご存知かと思います。

ただし、ここで注意点があります。

それは、出張旅費の金額が社会通念上妥当であることです。

税務調査によりもし出張旅費が「妥当な金額でない」と判断された場合、過大な出張旅費は給与として扱われ、源泉徴収の対象となります。

そうならないためにも、まずは院内で出張旅費規程を作成し、社会通念上妥当な金額で計上できる仕組みを作り上げ、金額の基準を明確にしておく必要があります。

そこで今回は出張旅費規程を作成することによるメリットと作成時の注意点について、お伝えいたします。

出張旅費規程を策定するメリットとは?

出張した際に発生する交通費や宿泊費、研修費に接待交際費などの経費。

このような出張にかかる諸経費の取り扱いを定めた社内規程を出張旅費規程と言いますが、内容自体について法律上の明確なルールはありません。

そのため、医院で金額や内容を定めることが可能です。

ではなぜこの出張旅費規程を定めた方が良いのでしょうか?

それは出張の度に発生する細かい経費計算を削減でき、医院側・従業員の双方向で節税を実現できるためです。

本項ではまず、出張旅費規程を策定することによるメリットをお伝えします。

医院・従業員の両方が節税できる

出張旅費規程に基づいて日当を支給した場合、給与扱いではなく、非課税所得として計上することができます。

しかし、出張旅費規程を作成していなかった場合、出張日当は給与扱いとなるため、損金算入されない課税所得として扱われます。

出張旅費規程を策定することで、法人税を発生させず医院から従業員へ資金移動できるため、出張が多い医院であればあるほど節税効果も大きくなるのです。

そして、日当費用を経費扱いとして計上できた場合、従業員側から見てもその費用は所得税や住民税の課税対象となりません。

医院と従業員のどちらにとってもメリットがあるため、出張旅費規程を策定することは節税になる取り組みなのです。

出張旅費精算の手間を削減できる

もしも一度に多くの従業員に出張が発生した場合、出張経費を精算する手間が発生し、大変なことになってしまいます。

特に一人で経営されている先生であれば、旅費精算を随時行なっていないと、いつどこに出張へ行ったのか忘れがちになります。

このように精算時の手間を削減するため、出張旅費規程にて実費精算ではなく固定額を支給することで、出張旅費精算を行っている医院もあります。

つまり、出張先に応じて支給額を定め、その金額内で交通費や宿泊費が収まるようにするという規程です。

出張旅費規程を作成していない場合、交通費や宿泊費の補填は、領収書に基づく実費精算が基本となります。

そのため、全ての領収書を確認するだけでなく、旅費の工程なども再確認し、目を通すだけでも精算処理に苦労してしまいます。

あらかじめ支給額や日当等を定めることで、精算のコストを削減でき、さらには従業員同士の金額に対する不公平感を軽減することも実現できるのです。

出張旅費規程を策定する上での4つの注意点

前項までにお伝えした通り、出張旅費や日当を経費として計上するためには出張旅費規程を作成する必要があります。

出張旅費規程の内容に関して、法律上の決まりはありませんが、策定した内容によっては税務調査において、出張旅費が経費として認められないこともあります。

そこで本項では、出張旅費規程というルールを策定する上で注意すべき4つのポイントをお伝えします。

  1. 対象者は全従業員とする
  2. 出張旅費の支給は役職だけでなく、従業員も対象です。特定の従業員には支給しないなど意図的な操作が行われないためにも、出張旅費規程は役員を含む全従業員が対象である旨を記載する必要があります。

  3. 出張旅費規程の承認をとる
  4. 出張旅費規程の策定後は株主総会や取締役会等の意思決定機関の承認を受けて、会社の正式な規程であることを証明する必要があります。

  5. 支給金額の設定の妥当性
  6. 出張旅費として含まれる交通費や宿泊費、日当などの支給額は、同規模の医院と比較し、妥当であるように設定する必要があります。

  7. 出張旅費精算書を作成する
  8. 出張が発生した場合にはその都度、出張旅費精算書を作成し、業務記録を残しておく必要があります。日当支給の根拠となる情報を記載しておくことによって、税務調査などで提示を求められた際の証拠にもなります。

出張旅費規程の作成手順

前項では出張旅費規程における注意点をお伝えしましたが、法律上定められていないため、医院によって規程には様々あります。

そこで、本項では一般的に運用されている出張旅費規程について、作成例をあげながら説明いたします。

  1. 目的・ルールを定義する
  2. 「就業規則〇条に基づき」や「この規程は、役員および従業員が業務命令により出張する場合の、手続きおよび旅費に関して定めるものである」といったように、まずは就業規則に出張旅費規程の目的やルールを定義しておきましょう。

  3. 適用する範囲を明確にする
  4. 出張旅費規程の対象は基本的に従業員全員となります。

    福利厚生費と同様の考え方なので、役員のみ対象とすることはできませんが、役職によって支給額に差をつけることは可能です。

    もし、パート・アルバイトなど、正社員以外が出張する可能性があるのであれば、別途明記しておきましょう。

  5. 出張の定義を明確にする
  6. 学会や勉強会など内容によって、出張方法も変わるため、通常は移動内容や距離により判断されます。法律上の基準は特に設けられておりませんが、医院・クリニックでは一般的に「100km以内は近出張」「それ以上は遠出張」など距離によって、定められています。

  7. 旅費の支給額を定める
  8. 主に「交通費・日当・宿泊費」が該当する出張旅費。交通費と宿泊費は実費精算となります。しかし、交通費については「新幹線の指定席・グリーン車の利用基準」など、役職や距離に応じて基準が異なるものは、あらかじめ明確な基準を決めておきましょう。

    日当も自由に金額を決められますが、「近出張の場合、従業員:2,000円、役員:4,000円とする。ただし、8日目以降は支給額を50%減額する」といったように、近出張と遠出張とで分け、更に役職ごとに支給額を決めておきましょう。

    宿泊費についても、役職ごとに1泊あたりの上限額を定めておくことをお勧めします。

  9. 出張旅費精算書を作成する
  10. 出張旅費規程を作成した建前、自由に経費を計上できるわけではありません。

    そのため、出張が発生した際には、その度に出張旅費精算書を作成し、記入・提出してもらう必要があります。出張旅費精算書の書式や項目に決まりはありませんが、一般的には「日時・場所・出張先や担当者・用件」などを記載します。

    また、領収書も一緒に保管しておく必要があります。出張旅費規程に「出張が終了した際には、5日以内に出張旅費計算書を作成し、領収書とともに提出しなければならない」と記し、速やかに精算できるようにしておきましょう。

    出張旅費規程は、出張が多い医院・クリニックであればあるほど節税できるため、まだ策定されていないようでしたら、導入を検討してみてはいかがでしょう。

まとめ

今回は、出張が多ければ多いほど節税効果を見込める出張旅費規程のメリットと策定における注意点についてお伝えしました。

  1. 出張旅費規程により、医院側・従業員側でメリットがある
  2. 旅費規程において、出張時の金額・妥当性が明確となっている
  3. 出張旅費規程を策定する上で重要となる4つのポイント

医院・クリニックをされている先生であれば、学会や同業者との研修など、度々出張を経験されることかと思います。

そして、出張が発生した際には出張旅費規程に従った精算を行うことで、医院だけでなく従業員としても節税することが可能となります。

ぜひ、今回お話したことを1つでも取り入れて、医院経営における節税を実現できればと思います。

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